Кадровый учет для ООО

Кадровый учет для предприятия – это не просто перечень сотрудников с указанием заработной платы, а множество документов, которые должна вести бухгалтерия. В крупных компаниях этим занимаются штатные специалисты, мелким и средним можно передать кадровый учет для ООО на аутсорсинг. Такую услугу оказывает консалтинговая бухгалтерская компания «Мелишефф».

Функции

Кадровое делопроизводство необходимо для контроля взаимоотношений между работодателем и работниками, их соответствием законодательству. Его основные функции:

• Оформление трудовых отношений.
• Фиксирование приказов, связанных с изменением статуса работника (например, о приеме на работу).
• Ведение регистров начислений, табелей рабочего времени.

Необходимые документы

Когда у налоговой инспекции или других органов возникает необходимость проверить кадровое делопроизводство компании, изучаются документы, поэтому они должны содержаться в порядке. Основные группы такой документации:

• Удостоверяющие деятельность сотрудников – договора, трудовые книжки.
• Распорядительные акты – приказы, распоряжения, изданные руководством.
• Служебные переписки.
• Журналы, в которых фиксируется регистрация официальных документов.
• Информативно-расчетная документация (например, табеля рабочего времени).

Существуют унифицированные формы для ведения кадрового делопроизводства, и все документы должны быть оформлены в соответствии с ними. Это, например, Т-1 – приказ о приеме на работу. Нарушения этих форм могут не только вызвать санкции со стороны госорганов, но и стать причиной судебных разбирательств между работодателем и работником в случае нарушения прав последнего.

Постановка и ведение кадрового делопроизводства

Для правильно организации учета кадров на предприятии бухгалтер должен придерживаться определенного алгоритма работы:

• Изучение учредительной документации компании – устава, порядка найму на работу, условий трудоустройства.
• Определение перечня документации, который согласовывается с директором компании. Некоторые из документов являются обязательными. Это приказы, определяющие деятельность сотрудника, трудовые книжки, договоры, карточки Т-2.
• Трудоустройство директора – первого лица компании.
• Оформление по согласованию с руководством базовой документации. Это штатное расписание, внутренние нормативные акты, правила распорядка.
• Разработка трудового договора на типовом бланке.
• Подготовка остальной документации – бланков приказов, соглашений о материальной ответственности, книг учета и других.
• Подготовка документов, необходимых при принятии на работу – заявлений, соглашений, приказов, трудовых книжек.

Все перечисленные документы – обязательные, они должны иметься на каждом предприятии, в соответствии с законом и служить основанием для начисления зарплаты. Нарушение требований повлечет штрафы со стороны налоговой, трудовой инспекций и прочих органов. Чтобы избежать этого, необходимо, чтобы трудовое делопроизводство вел специалист, не допускающий ошибок.

Сотрудники компании «Мелишефф» берут на себя ответственность за соответствие оформленной ими документации закону. При необходимости с одной компанией могут работать несколько специалистов – в случае большого количества сотрудников, например. Это исключает ошибки и позволяет содержать документы, оформляющие взаимоотношения между работодателем и работником, в идеальном порядке.