Электронные трудовые книжки активно используют. Они стали элементом кадрового делопроизводства. Несмотря на это, вопросы их использованию продолжают оставаться. Так, не совсем понятно, нужно ли хранить копии документации, когда необходимо использовать дубликаты, и что нужно указывать при увольнении. Чтобы разобраться во всех особенностях ситуации, важно изучить ее.
Нужно ли хранить копию?
На этот вопрос дали разъяснение представители Роструда и ПФР. Они говорят о том, что хранить трудовую необязательно, если сотрудник перешел на использование электронного варианта. Дело в том, что подобная обязанность в трудовом кодексе не закреплена. В результате предъявить претензию в отношении работодателя не получится. Достаточно вернуть документ сотруднику.
А вот самому работнику выбрасывать документ не рекомендуют. Его нужно сохранить даже после того, как будет осуществлен переход на электронную версию. Дело в том, что бумажная книжка сохранит свою силу. С её помощью можно подтвердить стаж до 2020 года, если возникли споры с ПФР. Это сообщили представители пенсионного фонда. Дополнительно для подтверждения стажа используют иную документацию о трудоустройстве. Это может быть:
- приказ о приёме на работу;
- договор о начале сотрудничества с работодателем;
- приказ об увольнении.
К сожалению, спорные ситуации периодически возникают. Чтобы разрешить их в свою пользу, лучше сохранить бумажную версию трудовой книжки. Дополнительно следует оставлять все договоры, которые работодатель предоставляет на руки. Документ также подтвердит стаж работы.
С 7 марта в электронную книжку начали включать информацию о работе до 2020 года. Чтобы перенести данные из физического документа в электронный формат, необходимо обратиться в ближайшее отделение ПФР. При себе нужно иметь бумажную книжку.
Возможность оформления дубликата
Если работник перешёл на использование электронной версии, это не лишает его права запросить дубликат книжки. Информацию оформляют в виде общего стажа до трудоустройства в ту компанию, в которой лицо сейчас осуществляет деятельность. Чтобы получить дубликат, необходимо обратиться к текущему работодателю. Документ будет оформлен на основании копии трудовой, если она присутствует в компании. Однако бумага должна быть заверена должным образом. Выполнить процедуру может руководитель компании или нотариус. Данные отражают в обобщенном виде.
Если копия отсутствует, или документ не был заверен надлежащим образом, потребуется другое подтверждение. В его качестве рассматривают копию приказа о приёме и увольнении, а также ранее заключённый договор с сотрудником.
О компании, в которой лицо сейчас трудится, вносят полную информацию. Для этого отражают сведения о должностях, размере вознаграждения. Фактически осуществляется дублирование записей, которые ранее были сделаны.
Если у вас остались вопросы, позвоните или напишите нам. Мы предоставим подробную консультацию. Во время неё вы сможете задать интересующие вопросы.