Ведение кассовой дисциплины в 2020 году

Любые финансовые операции между компания и частными предпринимателями контролируются государством, а именно налоговой инспекцией. И если безналичные расчёты можно вполне легко отследить через банк по расчётным счетам, запросив различные банковские документы, например, выписку с расчётного счёта, то за оборотом наличных средств до недавнего времени контроль был более затруднительным. Большой поток наличных средств проходил по серым схемам, учитываясь частично, либо совсем не учитываясь в кассе. Но законодательство не стоит на месте и с февраля 2017 года новым 290-ФЗ были внесены существенные изменения в 54-ФЗ, регламентирующий кассовую дисциплину, а именно были отменены старые ККМ и введены в действие новые аппараты онлайн-кассы.

Новые аппараты онлайн-кассы

 

Суть нововведения состоит в том, что данный кассовый аппарат имеет прямой доступ в интернет и через специальные обслуживающие компании передает фискальные данные о наличном обороте напрямую в налоговую инспекцию. В такой ситуации, возможно, в скором времени, будет принято решении об освобождении “упрощёнцев” на доходах от отчётности. Налоговая сама рассчитает сумму налога к уплате по поступившей к ней информации и просто выставит данную сумму к уплате.

Также новый регламент содержит определенные требования, предъявляемые к самим кассовыми аппаратами и фискальным накопителям. Так например, кассу обязательно нужно зарегистрировать, приобрести соответствующий фискальный накопитель с определенным сроком службы и заключить договор с оператором для передачи данных в ИФНС.

Постепенно ведение расчетов наличными через онлайн-кассы становится обязательным для всех компаний и предпринимателей.

Для наглядности приведем хронологию изменений:

  • 2017 год — введение онлайн-касс. В новом законе 290-ФЗ сформирован список субъектов предпринимательства, для которых применение онлайн-касс пока не обязательно.
  • 2018 год — заканчивается срок, разрешающий не применять новые ККМ, указанным выше организациям и предпринимателям. Некоторые предприятия и ИП все еще сохранили это право.
  • 2019 год — список льготных категорий еще сократился. Установлен новый срок до 2021 года когда все субъекты, ранее не применявшие новые ККМ, обязаны перейти на онлайн-кассы.

Новые ККМ

Рассмотрим подробнее, какие основные моменты остались неизменными и что нового добавилось с 2019 года для корректного соблюдения кассовой дисциплины, а также какая теперь предусмотрена ответственность за нарушение порядков и правил наличного обращения денежных средств.

И так, если компания либо индивидуальный предприниматель ведет свою деятельность и получает наличную выручку, для него является обязательным применение кассовой техники. Это общее правило оговорено в 54-ФЗ от 22.05.2003 г.

Данное правило всё ещё не распространяется на определенные виды деятельности, а также позволяет не применять ККТ в тех случаях, когда деятельность осуществляется в отдаленных районах, где нет возможности подключиться к сети Интернет и настроить контрольно-кассовую технику. Для таких случаев предусмотрено применение бланков строгой отчетности (БСО). Для предпринимателя разрешено не применять кассу, если он оказывает услуги, либо выполняет какие-либо работы, а также продает самостоятельно произведенные товары и при этом не имеет работников. Для ИП такое требование сохраняется до 2021 года.

Применение данных условий не зависит от режима налогообложения как для ИП, так и для компаний.

То есть с 1 июля 2019 применение онлайн-касс становится обязательным практически для всех субъектов на любом режиме налогообложения.

Для всех иных организаций и предпринимателей при осуществлении деятельности без современных ККМ предусмотрены санкции в виде штрафов 10,000 для ИП и 30,000 для компаний. При повторении нарушений директора отстранят от руководства сроком до двух лет и приостановят деятельность до 90 дней.

ККМ

Основные моменты при работе с кассой.

Здесь нужно подробнее остановится на том кто и как может быть допущен к работе с онлайн-кассой и какие документы при этом должны быть оформлены.

Для допуска к работе с кассой с ответственным лицом, как правило, с кассиром, заключается договор материальной ответственности. В его обязанности входит прием и выдача наличных, проверка денежных знаков на подлинность и обеспечение сохранности денежных средств и кассовых документов. Важно обеспечить хранение документов и денежных средств в специально приспособленных местах для исключения случаев порчи или кражи.

При отсутствии в штате должности кассира, его обязанности возлагаются на иное ответственное лицо руководителя или бухгалтера. Для предпринимателя без наёмных сотрудников он сам является кассиром. В этом случае договор материальной ответственности заключать не нужно.

Все приходно-расходные кассовые операции оформляются соответствующими документам ордерами. Формы КО-1 и КО-2, утверждены Госкомстатом.

В конце операционного дня данные из ПКО и РКО вносятся в кассовую книгу (форма КО-4) и формируются остатки на конец дня.

Предприниматель вправе не составлять данные документы. Однако для недопущения злоупотреблений рекомендуется их применение в случае, если у ИП имеются наёмные сотрудники.

Если для кассы установлен дневной лимит, то излишки нужно сдать в банк. Лимит устанавливается внутренним распоряжением. Размер лимита устанавливается на усмотрение руководителя. При отсутствии такого документа лимит остатка приравнивается к нулю, а значит всю сумму, собранную за день нужно внести на расчётный счёт в банке. Оставить денежные средства в кассе сверх лимита можно в выходной/праздничный день или в день, установленный для выдачи заработной платы. В ином случае можно получить штраф за “лишнюю наличку”: до 5,000 с ответственных лиц и до 50,000 с самого юридического лица.

Индивидуальный предприниматель вправе не устанавливать лимит кассы.

При поступлении выручки от продажи формируется кассовый чек. В новом формате ведения расчетов через онлайн-кассу чек формируется в электронном виде и может быть отправлен покупателю на электронную почту. При необходимости выдается печатный вариант. Штраф за непредоставление чека от 2,000 на должностное лицо до 10,000 руб. на ИП и организацию.

Лимит кассы

Форма кассового чека также установлена законодательно. В 54-ФЗ строго определены обязательные реквизиты для кассовых чеков. Для бланков строгой отчетности (БСО) теперь тоже предусмотрена только электронная форма. В связи с нововведением кассовый чек и бланк строгой отчетности имеют одну и ту же структуру и реквизиты. Теперь для формирования БСО может быть использована онлайн-касса. А для лиц, ранее не применявших ККМ по причине использования БСО, становится обязательным применение автоматизированных устройств.

Рассчитываясь с контрагентами, если они не являются физическими лицами, необходимо помнить о предельных суммах расчетов. Для организаций и ИП максимальная сумма при расчете наличными установлена в пределах 100,000 руб. для каждой сделки. При расчете с физлицами и между ними таких ограниченной нет.

Полученную выручку компания может израсходовать только на выплату зарплаты, выдать под отчет или рассчитаться с контрагентами. ИП в свою очередь имеет право расходовать выручку по своему усмотрению без ограничений по сумме.

Контроль за ведением кассы на месте ее применения осуществляет руководитель и бухгалтер (при наличии), а для ИП без работников лично сам предприниматель.

Внешний контроль кассовой дисциплины в 2019 году, как и прежде, осуществляет ИФНС. Ежегодно разрабатывается план проверок и осуществляются необходимые мероприятия. Спровоцировать внеплановую проверку может жалоба контрагента, например, за непредоставленный кассовый чек или если по требованию покупателя кассовый чек не был оформлен в бумажном виде.

При выявлении нарушений, кроме штрафов и иных “дистанционных” санкций может последовать выездная налоговая проверка, при которой еще более детально будет проверяться организация кассовой дисциплины на предприятии.

И если раньше срок давности, то есть проверяемый период, составлял два месяца, то с 15 июля 2016 года инспектора проверяют предыдущие 12 месяцев до дня выявления нарушений.

Проверка нарушений

Проверке подлежат все внутренние документы, имеющие отношения к кассовым операциям: ПКО, РКО, кассовая книга, отчеты кассира, авансовые отчеты, ведомости на заработную плату, приказ на установление лимита остатка средств и прочие документы.

Также инспектор проверит документы, касающиеся самого кассового аппарата и фискального накопителя: регистрация кассы, ее настройка и обслуживание должны быть официально оформлены.

При проверке чаще всего инспектор может найти такие нарушения:

  • не выдача чеков и БСО;
  • превышение лимита остатка средств в кассе;
  • превышение сумм для расчетов по конкретной сделке;
  • использование незарегистрированной или неисправной аппаратуры.
  • При применении онлайн-касс, не соответствующих требованиям, накладывается штраф в размере до 3,000 руб. на ответственное лицо и до 10,000 руб. на юридическое лицо.

Обновленные суммы штрафов являются достаточно существенными, особенно для малых предприятий. Поэтому так важно соблюдать кассовую дисциплину и отслеживать правильность формирования кассовых документов.

Обновленные суммы штрафов

Заключение

В 2020 году кассовая дисциплина продолжает претерпевать значительные изменения. Они касаются в первую очередь тех, кому ранее было позволено не применять новую контрольно-кассовую технику. Теперь онлайн-кассы вводятся практически повсеместно, за редким исключением. Но к 2021 году планируется еще одно сокращение списка льгот по применению онлайн-касс. В законе пока остаётся список тех, кто может совсем не применять онлайн-кассу.

Правильно оформленная и настроенная онлайн-касса залог успешного и беспроблемного использования наличных расчетов с поставщиками, покупателями или подотчетными лицами. Грамотно оформленные кассовые документы и своевременный внутренний контроль кассовой дисциплины помогут избежать негативных последствий в виде штрафов, отстранений от должности или приостановки деятельности. Отсутствие жалоб от контрагентов оградит фирму от возможности попасть внепланово в список на выездную проверку от налоговой инспекции. Для этого достаточно грамотно организовать внутренний контроль за соблюдением кассовой дисциплины и вовремя устранять возникающие нарушения.