Проведение инвентаризации

Инвентаризация – это процедура, которая направлена на обеспечение сохранности материальных средств компании, проверку финансовых обязательств и контроль за работой персонала. Ее суть заключается в сверке наличия и фактического состояния активов и их отображения в бухгалтерском учете.

Инвентаризация

К имуществу организации относятся:

  • готовая продукция, товар;
  • основные средства (недвижимость, транспорт, производственное оборудование, измерительные приборы и т. п.);
  • нематериальные активы (торговая марка, изобретения, ноу-хау);
  • денежные средства, финансовые вклады (займы другим компаниям, дебиторская задолженность, ценные бумаги, средства, инвестированные в уставные капиталы сторонних фирм).

Под обязательствами подразумевают займы субъекта хозяйствования, банковские кредиты, резервы, долги перед контрагентами по договорам.

Проведение инвентаризации с оформлением соответствующих документов необходимо, поскольку материальные ценности подвергаются износу, порче, усушке. Кроме того, не исключены неправомерные действия со стороны персонала – обмеры, обвесы, хищения, несоблюдение правил хранения товарно-материальных ценностей (ТМЦ), ошибки и неточности в бухучете. Только в ходе детальной проверки возможно обнаружить допущенные нарушения, документально зафиксировать ущерб, контролировать порчу имущества, определить фактические активы и обязательства предприятия.

Правовые нюансы проведения процедуры урегулированы в федеральном Законе о бухгалтерском учете, Методических указаниях по инвентаризации имущества, утвержденных в 1995 году приказом Минфина № 49, Положениях о бухучете, утвержденных этим же министерством в 1998-м (приказ № 34н).

Проведение инвентаризации

В каких случаях, каким предприятиям необходимо и каковы сроки проведения инвентаризации

Инвентаризацию должны осуществлять любые предприятия, в том числе занимающиеся производством, розничной торговлей, заведения общественного питания и т. д. Аудит имущества обязателен при:

  • преобразовании муниципального, госпредприятия, ликвидации, реорганизации юрлица;
  • уничтожении материальных ценностей в результате чрезвычайного происшествия, стихийного бедствия;
  • продаже или передаче активов в аренду;
  • смене материально ответственных лиц;
  • обнаружении фактов кражи, порчи ТМЦ.

Организации обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности. Как правило, процедура осуществляется в период с 1 октября до окончания календарного года. Раньше указанного срока годовая проверка не проводится. Многие фирмы помимо обязательной практикуют дополнительные ревизии. К примеру, в розничных магазинах проверки целесообразно осуществлять ежемесячно, чтобы своевременно выявить бракованные товары, невостребованную продукцию, в продуктовых супермаркетах с большим ассортиментом – раз в неделю.

В Методических указаниях содержатся положения, которые разрешают инвентаризировать основные фонды один раз в 3, библиотечные – в 5 лет. Организациям, работающим в районах Крайнего Севера и приравненным к таковым, позволено проводить аудит материалов, сырья, товаров при минимуме их остатков.

Проводим инвентаризацию

Основные цели проведения инвентаризации

Ревизию организуют, чтобы:

  • вести учет фактического имущества, принадлежащего и не принадлежащего компании, но числящегося в бухучете, выявить неучтенные активы;
  • определить объем материальной базы, необходимой для производства продукции;
  • сопоставить полученные результаты с данными бухгалтерского учета, выявить убытки, недостачи, излишки, определить лиц, виновных в допущении нарушений;
  • проверить правильность отражения в учете оценки обязательств и ТМЦ, в том числе их рыночной стоимости и физического состояния;
  • провести оценку соблюдения правил использования материальных и нематериальных активов, условий хранения ТМЦ, финансовых средств;
  • выявить или опровергнуть факты хищения;
  • контролировать степень порчи, усушки, утряски товара с целью разработки стратегии по уменьшению затрат;
  • упорядочить имущественные отношения.

Цели аудита разных видов бизнеса, проверок, обязательных по закону и инициированных собственником, руководителем предприятия, различны.

Виды инвентаризации

Ревизия имущества и обязательств бывает:

  • запланированной;
  • внеплановой.

Мероприятие может проводиться в рамках составления годовой отчетности либо организовываться собственником бизнеса. Уведомление персонала при этом зависит от конкретной ситуации. К примеру, скрытый аудит проводят с целью установления краж и выявления недобросовестных сотрудников. Внезапные проверки осуществляются по плану-графику, который составляется руководителем организации и хранится у него либо главного бухгалтера. Внеплановая инвентаризация необходима в случае принятия на работу новых материально ответственных лиц, обнаружения ТМЦ сверх нормы, фактов нарушения правил приемки, хранения, сбыта ценного имущества.

По результатам ревизий могут быть дополнительно назначены повторный или контрольный осмотр.

Также различают натуральную и документальную процедуры. В первом случае совершаются физические замеры, взвешивание подсчет количества объектов, во втором – действия ревизоров направлены на изучение документального подтверждения наличия и состояния ТМЦ.

Кроме того, инвентаризация может быть:

  • полной. Охватывает весь капитал. организуется по требованию налоговиков, по запросам аудиторов, кредиторов, а также при составлении годовой отчетности, реорганизации, прекращении деятельности юрлица;
  • выборочной. ТМЦ проверяют, отобрав по определенному признаку: складу, месту переработки, ответственному сотруднику. В частности, отдельное внимание может быть уделено кассе. Подобные мероприятия актуальны для крупных предприятий, супермаркетов. На складах проверки совершаются при пересменке кладовщиков, аналогичные действия выполняются при передачах смены на кассах торговых точек;
  • целевой. Производится осмотр 1–2 видов товарных позиций (например, мелкие изделия, которые легко вынести).

Небольшие компании при проведении инвентаризации могут закрывать магазин, склад. Крупные организации, как правило, не приостанавливают прием-выдачу материалов. В супермаркетах при проверке в рабочее время помещение делят на зоны, после закрытия проверяются товары во всем зале. При обнаружении расхождений при целевом, выборочном сплошном аудите руководство назначает сплошное обследование.

Этапы процедуры

Методика проведения инвентаризации идентична на всех типах предприятий, мероприятие проводится в несколько шагов.

  • Подготовка

Главой, главным бухгалтером предприятия либо индивидуальным предпринимателем издается соответствующий приказ, в котором указываются причина, даты начала и окончания процесса, объекты, которые подлежат проверке, состав инвентаризационной комиссии.

Формируется указанная комиссия из не менее чем двух человек. В нее включаются:

  • административные работники;
  • персонал бухгалтерской службы;
  • инженеры;
  • внутренние и независимые аудиторы.

Чаще всего команда постоянно действующая. При обширном объеме работ формируется также рабочая комиссия. В случае отсутствия хотя бы одного назначенного участника результаты операции могут быть признаны недействительными. Ответственный за документальное оформление итогов – главный бухгалтер. Членов комиссии информируют о целях, задачах, порядке процедуры, бухгалтерия готовит бланки документов, собирается документация о движении материальных активов, денежных средств, вычисляются остатки ценностей по учетным данным.

Этапы процедуры инвентаризации

На этом этапе определяются сотрудники, ответственные за хранение ТМЦ, ведение учета операций с имуществом и обязательствами. В некоторых случаях издаются внутренние документы: правила с описанием действий комиссии, порядок урегулирования разногласий в процессе проверки. Собираются приходные и расходные документы, расписки работников, несущих материальную ответственность.

Рабочая комиссия опломбирует подвалы, склады, подсобные помещения, в которых имеются отдельные входы и выходы, проверяет исправность измерительных приборов.

  • Инвентаризация, составление описи ценностей

Имущество, находящееся в собственности фирмы и взятое в аренду, исчисляют, обмеряют, взвешивают. Во время процедуры присутствие материально ответственных лиц (они не могут входить в состав проверяющей группы) обязательно.

Ревизорская группа описывает:

  • денежные средства и другие финансовые активы;
  • ТМЦ с указанием их наименования и количества, физического состояния;
  • нематериальные активы;
  • суммы дебиторской и кредиторской задолженности.

Опись составляется по форме ИНВ-3 вручную или в электронном виде, заполняются все поля ведомости. Акты подготавливаются минимум в двух экземплярах. На объекты, находящиеся в аренде, на хранении, принятые в переработку, заводятся отдельные документы. Обобщающая ведомость формируется по бланку ИНВ-26. Желательно не допускать исправлений. Если все же они присутствуют, под правками подписываются все члены комиссии и материально ответственные лица. Опись передается в бухгалтерию.

  • Анализ

Результаты проведения инвентаризации сверяются с информацией, содержащейся в бухучете, оформляется сличительная ведомость. Руководитель издает приказ. По итогам сверки устанавливаются:

  • отсутствие расхождений (отклонения менее 2%);
  • недостача;
  • излишки.

Соответственно составляются акты о бое, порче продукции, определяется персонал, который виноват в потере товара, материальных ценностей. Принимается решение о взыскании штрафов с виновных либо списании имущества, назначении дополнительной ревизии. Итоги проведенной операции отображаются в бухучете и бухгалтерских проводках. Действия и выводы проверяющих могут быть признаны недействительными в случаях:

  • допущения ошибок в заполнении документов;
  • обнаружения недостоверных данных;
  • присутствия при досмотре посторонних людей.

Для ускорения процесса целесообразно использовать сканеры штрих-кодов, специальные товароучетные программы.

Какие санкции грозят за непроведение обязательной ежегодной ревизии

Уголовной ответственности за непроведение инвентаризации как таковой в законодательстве РФ не предусмотрено. В проверке заинтересованы в первую очередь собственники компаний: процедура позволяет выявить недостачи, излишки, найти потерянные ценности, а в некоторых случаях даже возместить ущерб.

Инвентаризация

Несмотря на отсутствие прямо предусмотренных нормативными актами санкций, инспекторы служб ФНС могут наложить на компанию штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, объектов, подлежащих налогообложению. Так, в статье 120 федерального НК за подобные действия предусмотрен административный штраф в размере 10 тыс. рублей. Повторное невыполнение предписаний закона грозит штрафом в 30 тысяч, занижение налоговых сумм влечет взыскание 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей. Должностных лиц – директора, главного бухгалтера штрафуют на 2–3 тысячи.

Под грубыми нарушениями в контексте положений Кодекса следует подразумевать отсутствие первичных документов, счетов-фактур, учетных регистров, несвоевременное либо некорректное отображение в документации хозяйственных операций, имущества, движения денежных средств.

На практике случаются ситуации, когда фактически проверка не проводится, но бумаги при этом оформляются. Доказать недостоверность представленных в документах сведений практически невозможно.

Однако, если фирма обязана проходить аудиторскую проверку, отсутствие инвентаризации может обернуться проблемами. Аудиторы, не принимавшие участие в ревизии, не имеют возможности убедиться в достоверности данных, представленных в актах, о чем обязательно указывают в заключении. Аудиторские выводы обычно не сдаются в налоговую, но в некоторых случаях инспекторы запрашивают их и, узнав о нарушении, назначают проверку.

Правила проведения инвентаризации

Чтобы ревизия была действительно эффективной, при ее осуществлении следует учесть ряд важных нюансов.

  1. Подсчитывать ТМЦ следует самостоятельно, не стоит записывать данные со слов материально ответственных сотрудников.
  2. Во время подготовки к мероприятию необходимо получить отчеты по движению активов и расписки лиц, ответственных за них.
  3. Персонал уведомляется о ревизии за день. При этом некоторые работники временно освобождаются от основных обязанностей. Участие в проверке в выходной день оплачивается по двойному тарифу.
  4. Движение продукции на предприятии останавливается. Отгрузка и прием товаров, материалов прекращаются, закрываются магазины либо определенные их отделы, кассовые операции не проводятся.
  5. Составление актов и описей обязательны.
  6. При проверке на складе запрещено перемещение ТМЦ.
  7. С уволившегося сотрудника снимается материальная ответственность. Факты кражи можно доказать лишь с помощью видеофиксации, при значительном ущербе обращаются в полицию.

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямых санкций за непроведение проверки, инвентаризацию стоит проводить регулярно. Это поможет упорядочить ведение внутренней документации, избежать проблем с налоговиками, повысит ответственность сотрудников и дисциплину в коллективе.