Пояснительная записка в ИФНС

Взаимодействие с налоговыми органами не всегда бывает неприятным. Осуществляя камеральную проверку сведений, предоставленных в ходе отчетности или по иным основаниям, довольно часто инспекции требуются дополнительная информация о предоставленных вами данных. Для этого она запрашивает пояснительную записку на основании п. 3 ст. 88 НКРФ.

Калькулятор

Запрос на предоставление сведений может быть направлен по причине каких-либо ошибок и неточностей в отчетности, при значительных изменения в корректировочных декларациях или при обнаружении противоречивых сведений. Также инспекция проверит и попросит обосновать каждую “убыточную” декларацию.

В этих случаях налоговая ожидает ваших разъяснений по сложившейся ситуации, то есть предоставляет возможность оправдаться и указать на какие-либо значимые факторы, которые способствовали возникновению данного обстоятельства.

Запрос пояснительной записки — это еще не так серьезно, как получение требования. Если ответ все же не будет передан в течение пяти дней, то штрафных санкций не последует. Но и игнорировать данный запрос не стоит, ведь тогда инспекция на свое усмотрение интерпретирует ситуацию и сможет, например, доначислить налог или наложить иные санкции. Для избежания негативных последствий нужно лишь грамотно сформировать ответ.

Ответ формируется письменно на бумаге или в форме электронного документа с ЭЦП (электронно-цифровой подписью).

Счет на калькуляторе

Предоставляется следующими способами:

  • лично посещаем инспекцию. Подготовьте два экземпляра пояснений для того, чтобы на вашем экземпляре инспектор сделал отметку о принятии;
  • направляем по почте заказным письмом с описью.
  • передаём по ТКС (телекоммуникационным каналам связи). Особенно это касается запросов по декларациям НДС. Так как форма сдачи отчетности предусмотрена только электронная, то и все взаимодействие по НДС с инспекцией идет через ТКС. Бумажный вариант не будет принят и запрос в таком случае не будет считаться исполненным. (Письмо ФНС от 27.01.2017 г. N ЕД-4-15/1443)

Очень часто на практике ИФНС отправляет запросы в электронной форме и по иным вопросам, не связанным с НДС. Это происходит потому, что в большинстве случаев подключаясь к электронной отчетности, компания приобретает полный пакет услуг, который включает передачу всей отчетности во все органы: ИФНС, ПФР, ФСС и Росстат. В связи с чем у ИНФС есть возможность общаться с налогоплательщиками по средствам ТКС без ограничений круга вопросов. Это очень удобно, так как существенно экономит ресурсы компании, когда не нужно дополнительно посещать инспекцию и все запросы можно отработать на месте.

Если есть какие-то физически подтверждённые данные, обосновывающие факт ошибок и нарушений, то все имеющиеся сведения также стоит приложить к пояснительной записке.

Если запрос пришёл по поводу неточности в отчётности, то вместо пояснений можно сразу предоставить уточнённую декларацию.

Как должна выглядеть пояснительная записка.

Руки и ручка

Напомним, что формального бланк для пояснительной записки нет. Вы лишь сообщаете необходимые сведения в свободной форме. Но лучше если это будет официальный бланк компании. Если такого бланка еще нет, то в правом верхнем углу указывается куда и на чьё имя сформирован ответ, далее название Вашей организации, ИНН, КПП, ОГРН, адрес регистрации и ФИО ответственного лица. Затем ниже идет основная часть, в тексте которой раскрывается суть вопроса и даются пояснения. Здесь рекомендуется сделать ссылку на номер и дату запроса и после этого далее по тексту указать достоверные сведения и иную необходимую информацию. В конце можно указать список прилагаемых оправдательных документов. После необходимо проставить дату и подпись ответственного лица, составившего пояснения.

Самые распространенные запросы и пояснения. 

Разберем подробнее какие нарушения очень часто вызывают вопросы у инспекторов в ходе камеральной проверки отчетности.

  1. Убытки.

Самым распространенным является запрос о пояснении получения убытка в деятельности компании. Для вновь созданных фирм немного проще оправдаться, так как деятельность еще не до конца налажена и могут быть простои, а также сбои в производстве или реализации продукции, отсутствие клиентской базы и иные обстоятельства, влияющие на получение прибыли. К давно существующим фирмам будет более пристальное внимание. Налоговая может заподозрить умышленное занижение прибыли. Поэтому важно в пояснении сделать как можно более подробные описания причин возникновения убытков. Возможно были большие вложения в производство: ремонт, модернизация, либо деятельность пошла на спад в связи с кризисом на рынке предлагаемых товаров или услуг. Чем больше оправданий вы найдёте, тем вероятнее, что налоговая примет вашу сторону и не наложит санкции.

  1. Разная выручка.

Довольно часто приходится разъяснять расхождение данных по выручке в декларациях по НДС и налогу на прибыль. Бухгалтерский и налоговый учет имеет ряд отличий при исчислении данного показателя (выручки). В связи с этим, суммы в данных декларация могут отличаться, например, на сумму штрафов (ст. 250 НКРФ). В ответе так и пишем, что, в связи с различными способами определения выручки, показатели имеют разное значение.

  1. Зарплата и НДФЛ.

Проверяя отчетность по сотрудникам, инспектора могут заинтересовать данные о начисленной заработной плате, если её размер ниже МРОТ (минимальный размер оплаты труда). В таком случае оправданием послужит штатное расписание и трудовой договор, в котором будет указано, что работник трудится на ½ ставки, неполный день или совмещает должности. Корректность исчисления НДФЛ зависит от правильного начисления заработной платы. В основном возникают технические ошибки и сбои при автоматическом формировании данных. Важно внимательно отслеживать начисления в программах учета и своевременно корректировать их. Если ошибка была пропущена и инспекция это выявила, пишем пояснение, в котором указываем на техническую составляющую. Делаем перерасчёт, предоставляем уточнённые сведения и, по необходимости, доплачиваем разницу в бюджет. К ответу можно приложить платёжное поручение, подтверждающее факт оплаты образовавшейся задолженности.

  1. Снижение объёмов налоговых отчислений.

Данная ситуация тоже вызовет интерес у налоговых органов. Пояснить почему налоговая нагрузка уменьшилась нужно обязательно, иначе есть вероятность попасть под выездную проверку.

Документы

Объективных причин может быть несколько:

  • сокращение сотрудников. Это приводит к снижению налогов и взносов с заработной платы. Причины сокращений также могут быть разными: изменение штатного расписания, снижение объемов деятельности. Главное чтобы данные изменения были экономически обоснованными.
  • расширение деятельности, соответственно увеличение затрат, что влияет на налог на прибыль. Например открытие нового офиса или филиала.
  • увеличение уровня затрат при повышении цен на сырье или материалы, используемые в производстве.
  • снижение спроса на продукцию или услуги и, соответственно, выручки при прежнем уровне затрат.
  1. НДС

Здесь ошибки бывают, в основном, технического характера, когда в Книгу покупок или продаж попадают не все счета-фактуры. В связи с этим искажается налоговая база и неверно рассчитывается сам налог. Также возможно наличие “человеческого фактора”, когда данные вносятся несвоевременно или невнимательно и допускаются ошибки. В пояснениях пишем все как есть. Делаем перерасчет, подаем уточнённую декларацию и по необходимости доплачиваем налог. Примечание: сначала подаём “уточнёнку”, а потом пишем пояснения с приложением копии корректировочной декларации либо с указанием даты корректировки. При наличии прикладываем копию платёжного поручения.

ВАЖНО: пояснения по НДС предоставляются только в электронном виде! 

Заключение

При получении запроса о предоставлении пояснений, не зависимо от причин возникновения ошибок и неточностей, не стоит оставлять его без внимания. Нужно грамотно и своевременно сформировать ответ с необходимой информацией и не опасаясь написать все основания возникновения ошибок. Даже если Вам кажется, что причина не объективна и инспекция не примет ее во внимание, используйте все возможности, так как неблагоприятные ситуации на рынке товаров и услуг в условиях нестабильной экономики возникают нередко. Также никто не застрахован от “человеческого фактора”: невнимательности сотрудника или отсутствии лица, ответственного за составление отчетности по причине болезни. Да и техника иногда подводит и выдает сбои в программном обеспечении. Любой фактор может сыграть вам на пользу и поможет избежать санкций либо значительно смягчит наказание.

Автор: Сорочкина Екатерина