Какие документы оформляются при командировке

Практически каждый работодатель сталкивается с необходимостью направить наемного сотрудника в другой город или страну для посещения филиала или главного офиса компании, встречи с деловыми партнерами, участия в конференциях и других важных для бизнеса мероприятиях. При этом нередко у руководства возникают вопросы по поводу отнесения поездок к командировкам, подготовки документов, начисления выплат и налогов. О нюансах документального оформления служебных поездок, отражении их в бухгалтерии, нормах законодательства в данной сфере расскажем в статье.

Условия признания служебной поездки командировкой

Командировкой принято считать поездку работника в другой населенный пункт, за пределы основного места выполнения трудовых обязанностей на определенный срок по распоряжению руководителя предприятия, организации, объединения.

Согласно нормам трудового законодательства, поездка работника признается командировкой, если выполняются такие условия:

• сотрудник работает на предприятии официально, по трудовому договору;
• направление ограничено определенным сроком;
• работник выезжает в другой населенный пункт (в действующем Трудовом кодексе содержится положение о том, что поручение может касаться перемещения в пределах местности основного места работы);
• руководитель предприятия либо подразделения издает соответствующее постановление;
• работа не носит разъездной характер;
• цель передвижения – выполнение задач, связанных с трудовой деятельностью.

Не относятся к откомандированию:

• выполнение трудовых обязанностей при нахождении в пути (водители, машинисты и проводники, пилоты, стюардессы, курьеры);
• поездки работников, официально нетрудоустроенных;
• перевод специалиста в структурное подразделение предприятия в пределах одного населенного пункта;
• посещение курсов повышения квалификации, переподготовка.

Служебные перемещения могут быть плановыми и незапланированными (при чрезвычайных ситуациях), длительными и краткосрочными, одиночными и групповыми. Выезд возможен в пределах РФ и за границу.

Кто из персонала может быть откомандированным и на какой срок

Прежде чем выяснить, какими документами оформить командировку, следует определиться с лицами, которые могут быть направлены в другую местность либо государство, поскольку в российских нормативно-правовых актах предусмотрены ограничения, касающиеся этого вопроса. Так, запрещено командировать:

• лиц, не достигших 18 лет;
• беременных сотрудниц;
• инвалидов;
• работников, с которыми заключен ученический договор.

Письменное согласие требуется от:

• родителей несовершеннолетних детей-инвалидов;
• людей, ухаживающих за больными родственниками (предъявление медсправки обязательно);
• женщин, имеющих ребенка младше 3 лет;
• родителя, самостоятельно воспитывающего ребенка, не достигшего 5-летнего возраста;
• опекуна несовершеннолетних лиц.

Персонал, не относящийся к перечисленным категориям, не вправе отказываться от поездки и в случае срыва командировки может быть наказан замечанием, выговором либо увольнением.

В старом законодательстве предусматривались ограничения по срокам откомандирования работников – до 40 дней, для представителей строительных специальностей – до года. По актуальным нынче правилам срок устанавливается руководителем организации по собственному усмотрению. Началом служебной командировки принято считать день отбытия транспортного средства, окончанием – дату прибытия в пункт назначения. Сроки подтверждаются проездными документами либо служебной запиской.

При пребывании в зарубежных странах отсчет временного периода начинается с дня пересечения границы государства назначения, завершением срока командировки считают пересечение российской границы. Подтверждением продолжительности заграничной поездки служат отметки о прохождении границы в паспорте (визовый режим), билеты на транспорт, в том числе распечатки электронных проездных, отметки в миграционной карте (безвиз).

Перечень документов для оформления командировки

Список необходимых документов утвержден правительственным приказом № 749, изданным в 2008 году. Согласно действующей редакции нормативно-правового акта к обязательным документам относятся:

• распоряжение руководителя;
• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие затраты.

В первоначальной версии приказа содержалось требование об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе, учетных журналов. Сейчас перечисленные документы необязательны. Далее мы рассмотрим особенности составления необходимых видов бумаг и заполнения отчетности.

Приказ

Приказ директора о командировании наемного работника составляется на бланке по форме Т-9 (для одного человека) либо Т-9а (для группы лиц, бригады). В распоряжении указываются:

• наименование, ИНН, организации;
• Ф.И.О., должность работника;
• место назначения;
• срок.

Поскольку удостоверение и задание необязательно оформлять документально, цель поездки, суть поручения желательно максимально подробно описать в приказе. Бумага подписывается руководителем либо другим уполномоченным лицом и сотрудником, отбывающим в командировку. Приказы о краткосрочных поездках хранятся в компаниях до 5, о долгосрочных – до 75 лет. Критерии отнесения направлений к любому из этих видов на законодательном уровне не установлены.

Оформление аванса

Перед отъездом работнику выдается аванс на оплату расходов на проезд и проживание. На пребывание не по месту основного проживания служащему начисляют суточные (700 рублей – при перемещении в пределах России, 2500 рублей – в случае отправки за границу). Если человек имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не назначаются. При однодневной зарубежной поездке начисляется половина указанной суммы. Приведенные выше цифры не облагаются налогом, с более высоких выплат удерживаются взносы и НДФЛ.

При выдаче наличных оформляется расходный кассовый ордер. Подотчетное лицо пишет заявление в произвольной форме, в котором обязательно указывается сумма, выдаваемая на руки, и срок, на который выделяются денежные средства.

Фиксация факта служебной поездки в учетных документах

Управляющий предприятия либо назначенное им ответственное лицо проставляют отметки о прибытии и выбытии персонала в соответствующем журнале. В табеле учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13 либо произвольная) период командирования отмечается буквой «К» либо обозначением «06» в графе явок и неявок. Если поездка проходила в выходной день и трудовые обязанности выполнялись, проставляется отметка «РВ», если деятельность не осуществлялась – «В». Количество отработанных часов не указывается.

Оформление больничного во время поездки обозначается кодом «К/Б», сверхурочные работы отмечают пометкой «К/С», при этом прописывается число отработанных свыше нормы часов.

Авансовый отчет и сопутствующие документы

По возвращении на рабочее место сотрудник на протяжении трехдневного срока обязан предоставить работодателю авансовый отчет по затратам, совершенным в рамках выполнения трудовых обязанностей. Документ составляется по форме АО-1 и содержит такие данные:

• Ф.И.О. командированного работника;
• регистрационный номер;
• сумму и дату получения аванса;
• подсчет потраченных средств;
• количество неизрасходованных денег.

К отчету прилагаются проездные билеты, входные билеты на выставку, конференцию, квитанции и чеки о проживании в гостинице, оплате питания, подтверждение расходов на мобильную связь. Подтвердить рабочий характер поездки поможет договор с контрагентом. В случае поездок за границу необходимо учитывать также затраты на:

• получение загранпаспорта, визы;
• уплату консульского сбора;
• оплату пошлин за пересечение границы, транзит на автомобиле;
• обязательную медстраховку;
• гостиничные сборы.

Документы на иностранных языках обязательно должны быть переведены на русский. Для госструктур предусмотрена специальная форма отчета и табеля ведения учета рабочего времени.

Служебная записка

Этот документ не всегда нужен для оформления командировки и подается лишь в отдельных случаях:

• при перемещении служащий пользовался личным, служебным, арендованным автотранспортом;
• отсутствуют квитанции, подтверждающие внесение оплаты за проживание, проезд.

Записка необходима для корректного расчета суточных. Кроме того, бумагу оформляют в крупных организациях с целью получить разрешение директора на отправку сотрудника в другой населенный пункт. «Служебка», как правило, составляется в свободной форме на листе А4 и содержит:

• Ф.И.О., должность адресата и автора – в правом верхнем углу;
• наименование бумаги;
• информацию о командированных штатных единицах;
• сведения о целях поездки, сроках, требуемых суммах финансовых средств.

В итоговой записке также указываются виды транспортных средств, которые применялись для трансфера, описываются места проживания, перечисляются сопроводительные первичные документы (отчет о проделанной работе, чеки, билеты и т. д.).  Внутренний документ передается в бухгалтерию. Если поездки – частое явление в компании, целесообразно подготовить бланк или образец «служебки». По сути записка заменяет собой обязательные ранее служебное задание, отчет о выполненных задачах, командировочное удостоверение.

Какие документы нужны для командировки на автомобиле, мотоцикле

Помимо общественных транспортных средств, для или переездов могут использоваться автомобили, мотоциклы:

• личные;
• арендованные;
• принадлежащие компании.

В таких ситуациях составляются маршрутный лист и служебная записка. В путевом листе указываются:

• регистрационный номер;
• наименование бумаги;
• Ф.И.О., должность командированного служащего;
• марка машины, госномер;
• цель перемещения;
• маршрут;
• даты прибытия и отбытия;
• адреса пунктов назначения.

Лист скрепляется подписями работника и бухгалтера. Если служебная поездка планируется на транспортном средстве, взятом в аренду, оформляется доверенность. При этом компенсация может начисляться как направленному в другой город работнику, так и собственнику машины, мотоцикла. Затраты на топливо подтверждаются чеками автозаправок.

При аренде транспортного средства в бухгалтерию подаются арендный договор, акт о возврате машины.

Особенности подготовки документов для служебной командировки директора, индивидуального предпринимателя, внештатного специалиста

Командирование гендиректора осуществляется по общим правилам и документы оформляются такие же, как на наемный персонал. Единственная разница – возможна более крупная сумма суточных, с которых полагается взимать налог.

Что касается ИП на упрощенной системе налогообложения, оформление командировки – не лучший способ сэкономить на налогах. В таком случае могут возникнуть проблемы с ИФНС. Ведь по закону командироваться могут только наемные служащие, работающие по трудовому договору. ИП работает на себя, а потому не может издать приказ о поездке.

Если вы занимаетесь предпринимательской деятельностью и возникла необходимость отправиться в другой населенный пункт, у вас есть два варианта:

• отнести затраты к другим видам расходов;
• отстоять свою позицию с командировочными в суде.

Отметим, что суды часто принимают сторону предпринимателей, а не чиновников. Работники ИП отправляются в командировку в таком же порядке, как наемные штатные единицы юрлиц.

Для направления в поездку внештатного работника заключают договор подряда либо возмездного предоставления услуг. Компенсация расходов в бухучете включается в сумму вознаграждения. Удерживать НДФЛ желательно.

Гарантии для персонала и налоги

На время поездки за откомандированным работником сохраняется средний заработок плюс оплачиваются суточные и компенсация затрат на трансфер, питание, жилье. Если суточные превышают установленные законом нормы, с них удерживается НДФЛ в размере 13%, страховые взносы.

Наиболее распространенные ошибки при оформлении командирования

Работодатели, отправляющие наемных работников в служебные поездки, нередко нарушают правила их организации, в частности:

• направляют людей, которых по закону запрещено командировать;
• не издают приказ;
• не заполняют табель рабочего времени;
• не учитывают право определенных категорий людей на отказ от командировки;
• требуют от служащих выполнения обязанностей, которые не обозначены в трудовом договоре.

Если при проверках инспекторов труда обнаруживаются подобные нарушения, с руководителей предприятий взыскивают административный штраф.

Выводы

На сегодняшний день в области оформления командировок актуальны правила, действующие с 2015 года. Работники предоставляют отчеты по затратам, но не отчитываются за суточные выплаты. Чтобы избежать штрафных санкций, руководству и бухгалтерии организаций следует внимательно относиться к подготовке документов, отражению операций во внутренней документации. После получения авансового отчета хозоперации в обязательном порядке отображаются проводками в бухучете.