
Практически каждый работодатель сталкивается с необходимостью направить наемного сотрудника в другой город или страну для посещения филиала или главного офиса компании, встречи с деловыми партнерами, участия в конференциях и других важных для бизнеса мероприятиях. При этом нередко у руководства возникают вопросы по поводу отнесения поездок к командировкам, подготовки документов, начисления выплат и налогов. О нюансах документального оформления служебных поездок, отражении их в бухгалтерии, нормах законодательства в данной сфере расскажем в статье.
Командировкой принято считать поездку работника в другой населенный пункт, за пределы основного места выполнения трудовых обязанностей на определенный срок по распоряжению руководителя предприятия, организации, объединения.
Согласно нормам трудового законодательства, поездка работника признается командировкой, если выполняются такие условия:
Не относятся к откомандированию:
Служебные перемещения могут быть плановыми и незапланированными (при чрезвычайных ситуациях), длительными и краткосрочными, одиночными и групповыми. Выезд возможен в пределах РФ и за границу.
Прежде чем выяснить, какими документами оформить командировку, следует определиться с лицами, которые могут быть направлены в другую местность либо государство, поскольку в российских нормативно-правовых актах предусмотрены ограничения, касающиеся этого вопроса. Так, запрещено командировать:
Письменное согласие требуется от:
Персонал, не относящийся к перечисленным категориям, не вправе отказываться от поездки и в случае срыва командировки может быть наказан замечанием, выговором либо увольнением.
В старом законодательстве предусматривались ограничения по срокам откомандирования работников – до 40 дней, для представителей строительных специальностей – до года. По актуальным нынче правилам срок устанавливается руководителем организации по собственному усмотрению. Началом служебной командировки принято считать день отбытия транспортного средства, окончанием – дату прибытия в пункт назначения. Сроки подтверждаются проездными документами либо служебной запиской.
При пребывании в зарубежных странах отсчет временного периода начинается с дня пересечения границы государства назначения, завершением срока командировки считают пересечение российской границы. Подтверждением продолжительности заграничной поездки служат отметки о прохождении границы в паспорте (визовый режим), билеты на транспорт, в том числе распечатки электронных проездных, отметки в миграционной карте (безвиз).
Список необходимых документов утвержден правительственным приказом № 749, изданным в 2008 году. Согласно действующей редакции нормативно-правового акта к обязательным документам относятся:
В первоначальной версии приказа содержалось требование об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе, учетных журналов. Сейчас перечисленные документы необязательны. Далее мы рассмотрим особенности составления необходимых видов бумаг и заполнения отчетности.
Приказ
Приказ директора о командировании наемного работника составляется на бланке по форме Т-9 (для одного человека) либо Т-9а (для группы лиц, бригады). В распоряжении указываются:
Поскольку удостоверение и задание необязательно оформлять документально, цель поездки, суть поручения желательно максимально подробно описать в приказе. Бумага подписывается руководителем либо другим уполномоченным лицом и сотрудником, отбывающим в командировку. Приказы о краткосрочных поездках хранятся в компаниях до 5, о долгосрочных – до 75 лет. Критерии отнесения направлений к любому из этих видов на законодательном уровне не установлены.
Оформление аванса
Перед отъездом работнику выдается аванс на оплату расходов на проезд и проживание. На пребывание не по месту основного проживания служащему начисляют суточные (700 рублей – при перемещении в пределах России, 2500 рублей – в случае отправки за границу). Если человек имеет возможность ежедневно возвращаться домой, суточные не назначаются. При однодневной зарубежной поездке начисляется половина указанной суммы. Приведенные выше цифры не облагаются налогом, с более высоких выплат удерживаются взносы и НДФЛ.
При выдаче наличных оформляется расходный кассовый ордер. Подотчетное лицо пишет заявление в произвольной форме, в котором обязательно указывается сумма, выдаваемая на руки, и срок, на который выделяются денежные средства.
Управляющий предприятия либо назначенное им ответственное лицо проставляют отметки о прибытии и выбытии персонала в соответствующем журнале. В табеле учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13 либо произвольная) период командирования отмечается буквой «К» либо обозначением «06» в графе явок и неявок. Если поездка проходила в выходной день и трудовые обязанности выполнялись, проставляется отметка «РВ», если деятельность не осуществлялась – «В». Количество отработанных часов не указывается.
Оформление больничного во время поездки обозначается кодом «К/Б», сверхурочные работы отмечают пометкой «К/С», при этом прописывается число отработанных свыше нормы часов.
По возвращении на рабочее место сотрудник на протяжении трехдневного срока обязан предоставить работодателю авансовый отчет по затратам, совершенным в рамках выполнения трудовых обязанностей. Документ составляется по форме АО-1 и содержит такие данные:
К отчету прилагаются проездные билеты, входные билеты на выставку, конференцию, квитанции и чеки о проживании в гостинице, оплате питания, подтверждение расходов на мобильную связь. Подтвердить рабочий характер поездки поможет договор с контрагентом. В случае поездок за границу необходимо учитывать также затраты на:
Документы на иностранных языках обязательно должны быть переведены на русский. Для госструктур предусмотрена специальная форма отчета и табеля ведения учета рабочего времени.
Этот документ не всегда нужен для оформления командировки и подается лишь в отдельных случаях:
Записка необходима для корректного расчета суточных. Кроме того, бумагу оформляют в крупных организациях с целью получить разрешение директора на отправку сотрудника в другой населенный пункт. «Служебка», как правило, составляется в свободной форме на листе А4 и содержит:
В итоговой записке также указываются виды транспортных средств, которые применялись для трансфера, описываются места проживания, перечисляются сопроводительные первичные документы (отчет о проделанной работе, чеки, билеты и т. д.). Внутренний документ передается в бухгалтерию. Если поездки – частое явление в компании, целесообразно подготовить бланк или образец «служебки». По сути записка заменяет собой обязательные ранее служебное задание, отчет о выполненных задачах, командировочное удостоверение.
Помимо общественных транспортных средств, для или переездов могут использоваться автомобили, мотоциклы:
В таких ситуациях составляются маршрутный лист и служебная записка. В путевом листе указываются:
Лист скрепляется подписями работника и бухгалтера. Если служебная поездка планируется на транспортном средстве, взятом в аренду, оформляется доверенность. При этом компенсация может начисляться как направленному в другой город работнику, так и собственнику машины, мотоцикла. Затраты на топливо подтверждаются чеками автозаправок.
При аренде транспортного средства в бухгалтерию подаются арендный договор, акт о возврате машины.
Командирование гендиректора осуществляется по общим правилам и документы оформляются такие же, как на наемный персонал. Единственная разница – возможна более крупная сумма суточных, с которых полагается взимать налог.
Что касается ИП на упрощенной системе налогообложения, оформление командировки – не лучший способ сэкономить на налогах. В таком случае могут возникнуть проблемы с ИФНС. Ведь по закону командироваться могут только наемные служащие, работающие по трудовому договору. ИП работает на себя, а потому не может издать приказ о поездке.
Если вы занимаетесь предпринимательской деятельностью и возникла необходимость отправиться в другой населенный пункт, у вас есть два варианта:
Отметим, что суды часто принимают сторону предпринимателей, а не чиновников. Работники ИП отправляются в командировку в таком же порядке, как наемные штатные единицы юрлиц.
Для направления в поездку внештатного работника заключают договор подряда либо возмездного предоставления услуг. Компенсация расходов в бухучете включается в сумму вознаграждения. Удерживать НДФЛ желательно.
На время поездки за откомандированным работником сохраняется средний заработок плюс оплачиваются суточные и компенсация затрат на трансфер, питание, жилье. Если суточные превышают установленные законом нормы, с них удерживается НДФЛ в размере 13%, страховые взносы.
Работодатели, отправляющие наемных работников в служебные поездки, нередко нарушают правила их организации, в частности:
Если при проверках инспекторов труда обнаруживаются подобные нарушения, с руководителей предприятий взыскивают административный штраф.
На сегодняшний день в области оформления командировок актуальны правила, действующие с 2015 года. Работники предоставляют отчеты по затратам, но не отчитываются за суточные выплаты. Чтобы избежать штрафных санкций, руководству и бухгалтерии организаций следует внимательно относиться к подготовке документов, отражению операций во внутренней документации. После получения авансового отчета хозоперации в обязательном порядке отображаются проводками в бухучете.