Как заполнять кассовую книгу

Каждая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью ведения наличных расчётов, поэтому руководителю важно помнить, что ему необходимо организовать учёт движения наличных денежных средств, который осуществляется с помощью ведения и составления Кассовой книги. Также Минфин и прочие контролирующие органы обязывают все хозяйствующие субъекты иметь в наличии этот документ.

Как заполнять кассовую книгу фото 1

Лицо, уполномоченное контролировать исполнение кассового регламента назначается Приказом руководителя. Такой приказ в обязательном порядке составляется в каждой организации и хранится вместе с комплектом учредительных документов.

Хозяйственные процессы компании, связанные с расчётами наличными, находят своё отражение в Кассовой книге (далее КК) и оформляются такими формами первичного учёта, как КО-1, КО-2 (Приходный (поступление средств в кассу) и расходный (выдача) кассовые ордера), при формировании данных документов появляется бухгалтерская проводка, где дебетуется или кредитуется счёт 50 «Касса», например:

  • Выдача «налички» из кассы в подотчет; (Дт сч.71 Кт сч.50)
  • Выдача наличных средств в счёт расчётов по договору за товары, работы, услуги (ТРУ); (Дт сч. 60 Кт сч. 50)
  • Внесение наличных средств в кассу компании в качестве взноса в уставный капитал от учредителя; (Дт сч.50; Кт сч.75)
  • Внесение наличных средств в кассу компании от продажи своего основного средства; (Дт сч.50 Кт сч.62)
  • Выдача заработной платы сотрудникам компании в наличной форме (Дт сч.70 Кт сч.50)
  • Выдача командировочных из кассы компании и так далее (Дт сч.71 Кт сч.50)

Кассовую книгу нужно вести всем предприятиям, независимо от своей организационной формы, послабление есть только у микро-предприятий и частных предпринимателей. Они так же должны вести КК, но в упрощённом виде — не подшивать к ней первичные формы документов.

Как заполнять кассовую книгу фото 2

Кассовая книга должна быть сформирована в завершении каждого дня согласно правилам, установленным для ведения кассовой дисциплины. Её ведет кассир на предприятии либо Главный бухгалтер, а за неимением сотрудников бухгалтерии ответственность за формирование КК ложится на руководителя.

Ближе к завершению рабочего (операционного) дня кассовый работник проверяет все операции, зарегистрированные в книге, устанавливает полноту и корректность приложенных документов кассового учёта, ставит свою подпись и передает сведения главному бухгалтеру.

Самый удобный вариант ведения КК — это с помощью такого распространённого программного продукта, как «1С», в разделе «Банк и касса», в регистре учёта документов по кассе имеется возможность формирования книги за любой период, который вы укажете. Внесённые сведения автоматически «подтягиваются» в книгу во время формирования хоз.операций с использованием бухгалтерского счёта 50«Касса», такие операции оформляются приходными (ПКО), либо расходными (РКО) кассовыми ордерами.

Если вы не используете программные продукты, предназначенные для бухгалтерского учёта в работе, то КК можно сформировать и заполнять в виде электронной таблицы по форме КО4, потом страницы так же выводятся на печать и сшиваются.

КК должна быть в наличии у предприятия в течение пяти лет, за это время проверяющие органы вправе её запросить и проверить, а на основании проверки может даже выписать штрафы за допущенные в ней ошибки либо за её полное отсутствие.

Штраф варьируется от 40,000 руб. до 50,000 руб. для юридических лиц и от 4,000 руб. до 5,000 руб. на физические лица (ИП, должностные лица), если проверка проводится впервые на микро-предприятии, то при обнаружении ошибок инспектор может быть снисходителен и фирма обойдётся лишь предупреждением. Но не стоит это считать положительным исходом. Устранить нарушение все же придётся и впредь к таким компаниям будет повышенное внимание со стороны налоговой службы.

Как заполнять кассовую книгу фото 3

Кассовая книга имеет структуру:

Титульный лист: на нём указывается название организации или ФИО предпринимателя, ИНН, структурное подразделение, код ОКПО и период, в течение которого будут вноситься данные и делаться записи в КК, обычно это год.

Например: ООО «Швейная Фабрика Профи Дресс», ИНН 6319211920, основное подразделение, 2019 год. Код ОКПО: 05294650

Кассовая книга

Лист КК имеет два раздела, которые дублируют данные друг друга:

  1. Отрывная часть раздела, её передают в бухгалтерскую службу и там документ хранится вместе с первичными формами — ПКО и РКО, подтверждающими проведение операций;
  2. Сама КК, которая остаётся на руках у кассира.

Далее, как выглядит лист КК:

Лист КК

 

Далее рассмотрим основные реквизиты листа КК.

В верхнем левом углу проставлена дата, за которую внесены сведения по проведённым операциям. В правом углу прописывается номер листа, если операций в течение дня очень много, то листов за определенную дату может быть несколько.

Табличная часть формируется из следующих граф: 

  • Номер документа,
  • Данные, от кого получены наличные средства или кому осуществлялась выдача,
  • Номер корр.счёта,
  • Приход и Расход в рублях.

Обязательно указывается остаток (сальдо) на начало дня, обороты за день, и сальдо на конец дня. Отдельно выделяется строка по выплатам социального характера – зарплата, стипендии.

Для того, чтобы проконтролировать корректность и полноту отражённых данных можно сформировать карточку 50 счёта и сверить операции в КК и, соответственно, текущий фактический остаток денег. Он должен равняться остатку средств в КК на текущее время.

С наступлением нового учётного года следует распечатать КК за предыдущий год и сшить все страницы с помощью иголки и крепких ниток, на концы которых приклеить небольшой листок с точным количеством пронумерованных страниц, поставить подпись руководителя и печать, которые должны заходить за границы листка для того, чтобы исключить намеренное расформирование книги для подлога или изъятия страниц.

Как заполнять кассовую книгу фото 4

Если вы обнаружили несоответствие в кассовой книге, то нужно исправить его согласно правилам корректировки ошибок: зачеркнуть надпись прямой линией при помощи линейки и аккуратно написать рядом правильную информацию, поставить дату внесения верной информации и подписи всех ответственных лиц. Одномоментно с этим действием кассир формирует служебную записку для того, чтобы уведомить руководителя о факте обнаружения ошибки.

Как заполнять кассовую книгу фото 6

Каждая организация ведет только одну КК, даже при наличии обособленных подразделений (ОП).

В случае если у предприятия есть обособленные подразделения – нужно вести свой раздел КК по месту нахождения такого обособления. В установленные отчётные даты подразделение передает свой раздел КК с приложенными оригиналами первичных кассовых документов в головной офис. На основании разделов книги от подразделения и головного офиса формируется общая книга по компании в целом.

Допускается ведение КК полностью в электронном виде, подписывая её цифровой электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП к КК должна соответствовать требованиям закона от 06.04.2011 No 63-ФЗ. ЭЦП может создать аккредитованный на это удостоверяющий центр.

После подписания КК электронной подписью кассира поправки и внесение исправлений в неё не допускаются. Только нужно учесть, что электронная подпись должна быть у всех лиц, отвечающих за кассовый регламент, а сам документ должен храниться в таких условиях, чтобы к нему не было доступа посторонних лиц. На практике этот способ не всегда оказывается удобным, тем более, что всегда есть риск утратить файлы электронных документов из-за вирусных программ или в связи с порчей и утратой имущества, а восстановить данные будет очень непросто, поэтому лучше всегда дублировать информацию в печатном виде, то есть на бумаге, и хранить в специально оборудованном архивном помещении.

Информация, которая отражается в КК так же позволяет контролирующим органам проверить – соблюдает ли субъект регламент лимита по кассе.

Держать в кассе «наличку» больше установленного ограничения разрешено только в определённые для выдачи дни заработной платы, стипендий, выплат в фонд заработной платы, а также выплат социального назначения, в том числе и в день получения наличных в банке на указанные выплаты.

В остальные дни несоблюдение ограничения по остатку «налички» в кассе не должно быть допущено. Излишки средств выше указанного ограничения подлежат внесению на расчётный счёт.

Если пороговое значение остатка средств в кассе будет превышено, то компании грозят штрафные санкции от 40,000 руб. до 50,000 руб., на ответственное лицо  от 4,000 руб. до 5,000 руб.

Важно помнить, что хозяйствующий субъект вправе самостоятельно установить лимит по кассе. Для того, чтобы избежать штрафных санкций от контролирующих органов, лучше проверять остатки наличных средств ежедневно и, в случае необходимости, пересмотреть определённый в компании лимит.

Что касается такого новшества как внедрение онлайн-касс, то и в этом случае, несмотря на некоторое сокращение форм первичных регистров, компании и предприниматели не освобождаются от обязанности по составлению и хранению КК. Данные для заполнения берутся из отчёта о закрытии смены операционного дня (поступление средств) и из расходных кассовых ордеров.

Если на данный момент в вашей организации нет КК, то вам нужно как можно быстрее организовать её появление, восстанавливать данные книги будет непросто, если ваш учёт не ведётся в специализированных бухгалтерских программах. Чем быстрее восстановите учёт и обеспечите наличие КК, тем быстрее вы исключите дополнительные риски попадания под штрафные санкции. Кроме того, КК поможет вам организовать корректный учёт наличных денежных средств на предприятии и возможность получения актуальных данных по остатку денежных средств.

Автор статьи: Котельникова Анастасия Сергеевна