Как составить график отпусков для сотрудников организации

Введение

Каждый официально трудящийся гражданин имеет право на законный отдых.

И трудовое законодательство в лице трудовых инспекций, а также профсоюзных организаций, пристально следит за исполнением этого права.

Но если работники начнут уходить в отпуск только на своё усмотрение без режима и согласования с руководством, бизнес может потерпеть огромные потери, связанные с отсутствием необходимой рабочей силы в ключевые моменты деятельности.

Для упорядочивания отпускного процесса в компании согласно нормам трудового права разработан График отпусков (ф.Т-7, см. Рис. 1).

График отпусков (далее ГО) согласно Трудовому кодексу (ТКРФ) является обязательным внутренним кадровым документом и регламентирует сроки и очерёдность предоставления ежегодного оплачиваемого отдыха каждому работнику компании.

Его обязаны составлять все компании и ИП, имеющие наёмных сотрудников (ст. 123 ТКРФ), даже если он всего один.

Очевидно, что для предпринимателя в единственном лице необходимость в данном документе отсутствует.

Порядок составления и корректировки ГО.

Для введения ГО в документооборот фирмы руководитель издаёт приказ, на основании которого определяются следующие сведения:

• ФИО и должность уполномоченного лица, отвечающего за составление ГО;
• Период согласования ГО между сотрудниками компании;
• Дата окончательного согласования и принятия ГО.

Как правило, график на будущий рабочий год формируется в конце текущего, а точнее за две недели до его окончания, в середине декабря. Данный срок обосновывается тем, что для того, чтобы уйти в отпуск, сотруднику необходимо написать заявление за две недели до предполагаемой даты начала отдыха. Этот период необходим для того, чтобы заранее известить работника о предстоящем отдыхе, чтобы руководитель ещё раз согласовал сроки отдыха, бухгалтерская служба успела рассчитать и перечислить отпускные выплаты. Выплата осуществляется за три дня до даты начала отгула.

Таким образом, если сотрудник изъявляет желание уйти в отпуск в начале будущего года, то ГО должен быть уже согласован и утверждён, и заявление на отпуск написано за 2 недели до ухода.

Бланк графика утверждён по форме Т-7

Рис.1 “График отпусков”

Это табличный документ, состоящий из 10ти граф:

Первая гр. «Структурное подразделение» или отдел. Например: Административный, бухгалтерия, кадры, отдел продаж, ремонтный отдел и так далее. В некрупных компаниях для упрощения заполнения кадровых документов все наёмные кадры оформляют в один Административно-хозяйственный отдел — АХО.

Вторая гр. «Должность». Точно так же, как указано в “Штатном расписании” (тоже является обязательным документом) заполняется должность каждого сотрудника компании.

Третья гр — «ФИО» сотрудника.

Четвертая гр. — соответствующий табельный номер.

Графы с пятой по девятую содержат информацию по планируемому отпуску каждого работника:

• Длительность в календарных днях. Сюда включается основной (28 к.д.) и дополнительные продленные отпуска для отдельных категорий работников.
• Дата плановая и фактическая, если период скорректирован.
• Перенос отпуска: причины или обоснование (например, больничный) и новые даты отпуска.

Десятая гр. «Примечания» для иной необходимой информации.

Форма унифицирована, но к применению не обязательна. Каждая компания наделена правом разработать свою форму, идентичную по содержанию. Применение той или иной формы необходимо закрепить в учётной кадровой политике.

До формирования ГО уполномоченный сотрудник в свободной форме собирается информацию по ожидаемым датам отпусков своих коллег.

При формировании ГО следует учесть сезонность деятельности. Если основной объём выручки сосредоточен в летнее время, то стоит это обговорить с сотрудниками и предложить иной период отгула, для более успешной работы компании. Сотрудники имеют полное право отказаться, а также пожаловаться в трудовую инспекцию при непредоставлении отдыха в выбранный период. Во избежание этого можно создать дополнительные методы мотивации на период высокой сезонной деятельности. Например, повысить процент премии.

Некоторые категории работников, пользующиеся льготами, имеют право первоочередного ухода в отпуск, а также право на продлённый отдых.

К таким сотрудникам относятся:

• Работники, чьи жёны находятся в отпуске по БиР (беременности и родам) могут выйти на отдых в любое удобное время;
• Беременные сотрудницы имеют право уйти в отпуск до или сразу после «декретного»;
• Работники до 18 лет обладают преимуществом выбора, а также имеют продлённый до 31 к.д. период отгула;
• Доноры, Герои России, орд. Славы, Соц.труда и Труда РФ;
• Работники, ранее подвергшиеся радиационному облучению в Чернобыле и Семипалатинске и пр.
• Внештатный персонал, работающий по совместительству может уйти в отпуск в тот же период, который запланирован на основном месте трудоустройства.
• Супруга военного может планировать отдых вместе с супругом.

После сбора «пожеланий» и составления предварительного ГО, его еще раз согласовывают с каждым работником лично, о чём работник собственноручно ставит подпись либо в ознакомительной ведомости либо в дополнительной графе ГО.

Заключительным пунктом принятия ГО является утверждение его руководством компании.

На бланке ГО обязательно указать внизу формы должность ответственного лица кадровой службы и сверху проставить утверждающую запись руководителя, поставить подписи указанных лиц и их ФИО. В ином случае, при проверке, такой ГО не может считаться утверждённым, а это грозит таким же штрафом, как и за его отсутствие.

При планировании отдыха отпускное время можно использовать сразу полностью либо распределить частями в течении всего рабочего года. На практике второй вариант встречается часто, когда стандартный отдых в 28 календарных дней (к.д.) делится на два периода по 14 к.д..

Допускается любая продолжительность частей основного отпуска, но в рамках максимально возможных дней. Однако, при этом одна из его частей не может быть менее 14 к.д.. Остальные 14 к.д. можно разделить на усмотрение работника.

Если у сотрудника на текущем месте работы имеются неиспользованные дни отдыха за предыдущие года, их количество также отражается в ГО на новый рабочий год. Они идут в расход после использования основного отпускного периода текущего рабочего года.

Помимо основного времени отдыха в ГО вносятся дополнительные отпуска, предусмотренные в компании, например, при ненормированном графике работы наёмному персоналу необходимо предоставить к основному отдыху ещё три дополнительных дня.

Так же в ГО можно учесть специальные отпуска, например “ученический”, если заранее известно, что сотрудник планирует поступать в ВУЗ или уже учится и отпуск необходим для подготовки и сдачи экзаменов или для написания дипломной работы.

Новые сотрудники

Обновление штата — типичная ситуация в любой компании. Вновь принятые работники также имеют право на отдых. Причём уже через полгода работы (ст.122 ТКРФ). А в некоторых случаях и ранее. Но это уже на усмотрение руководства.

Но как быть, если ГО на текущий рабочий год уже составлен и утверждён.

В такой ситуации ответственный кадровый работник должен внести корректировки. Для этого оформляется дополнительное приложение к ГО.

Можно обойтись без приложения и утвердить отпуск по заявлению нового сотрудника, издав отдельный приказ.

Что делать, если не получается уйти в отпуск по ГО.

Согласно статьям 123 и 124 ТКРФ запланированный период подлежит переносу по заявлению работника и после согласования с руководителем компании. Как указывалось выше, в ГО даже предусмотрены для этого отдельные графы.

В основном отпуск переносится по причине «больничного». В таком случае отпуск продлевается с момента окончания «больничного» либо переносится на другой период.

Кроме «больничного» могут возникать иные форс-мажоры, например, возврат ценного сотрудника с отдыха по необходимости для участия в сложном бизнес-процессе. Прерванный отпуск подлежит возмещению в текущем году или может быть перенесён на будущий.

Также на практике встречаются несколько классических вариантов решения ситуации, когда отпуск необходимо перенести по инициативе работника:

• Если по какой-либо причине отгул требуется раньше или позже установленной даты, то можно обменяться отпусками с другим сотрудником. Такой вариант нужно согласовать с руководителем. Если ваш коллега из того же отдела и ваши должности взаимозаменяемы, то проблем возникнуть не должно. При корректировке отдыха с помощью коллег из других отделов возможно придётся пересмотреть весь ГО, на что руководитель вряд ли даст своё согласие;
• Взять отгул в необходимый, но несогласованный период уже «за свой счёт». Тут тоже есть нюанс: отдохнуть получится не более 14 к.д.;

• Выйти на псевдо-«больничный». Однако, если руководитель заподозрит вас в нереальности «болезни» и докажет это, то имеет право уволить.

Санкции за нарушения в ГО либо за его отсутствие предусмотрены КоАП в статье 5.27 в следующем размере:

• На должностное лицо от 1.000 до 5.000 руб.; при повторном допущении от 10.000 до 20.000 руб. При этом ответственного сотрудника или руководство отстранят от должностей на срок от одного до трёх лет.
• На компанию в целом от 30.000 до 50.000 руб. Повторное нарушение обойдётся фирме в сумму от 50.000 до 70.000 руб.

Заключение

При привлечении наёмного персонала в ходе ведения деятельности составление ГО не только обязательная, но и необходимая процедура. Унифицированная форма ГО является рекомендуемой и по желанию может быть заменена на самостоятельно разработанный документ с сохранением обязательных реквизитов.

Наличие продуманного ГО помогает бизнес-процессу протекать равномерно, не прерываясь и не простаивая в случае отсутствия сразу нескольких ключевых сотрудников.

А также помогает заранее рассчитать расходы на оплату отпусков и распределить налоговую нагрузку с фонда оплаты труда (ФОТ).

Утвердить ГО необходимо за две недели до нового рабочего года. Для ГО на 2020 год — до 16 декабря 2019 г.

Наличие утверждённого ГО также поможет избежать штрафных санкций в случае неожиданной проверки.

Для сотрудников ГО также полезен тем, что есть возможность заранее спланировать свой отдых и существенно сэкономить, например, на раннем бронировании отеля и билетов.

Сорочкина Екатерина