Как правильно заполнить 6-НДФЛ

Компании или предприниматель, имеющий наёмных работников, являются налоговыми агентами, то есть плательщиками налога за нанятое физическое лицо, которому они перечисляют вознаграждение за труд либо за отдельно выполненные работы или услуги. Данная обязанность по уплате налога возникает независимо от режима налогообложения в том случае, когда фирма или ИП нанимают сотрудников или заключают договора ГПХ (гражданско-правового характера) с физическими лицами.

Договора ГПХ

Обязанностью налогового агента, помимо начисления и удержания НДФЛ, является предоставление отчётности по данному налогу.

Не так давно отчётность по НДФЛ расширилась и кроме справок 2-НДФЛ стала включать в себя новую форму — Расчёт по форме 6-НДФЛ. И хотя вот уже почти пять лет применяется данная форма, она постоянно изменяется и совершенствуется, что порождает немало вопросов по технике её заполнения. Чтобы учесть все нюансы составления данного отчёта, нужно руководствоваться основным нормативным документом — приказом No ММВ-7-11/450@ “Об утверждении формы отчёта…” от 14.10.2015 года, а точнее, Приложением No2. В нём прописаны все важные моменты и основные пункты для корректного заполнения 6-НДФЛ.

Что включает в себя Расчёт.

6-НДФЛ по составу достаточно простой документ, состоящий из титульного листа и двух разделов.

6-НДФЛ

Заполнить титульный не составляет труда.

Самое сложное здесь — без ошибок указать реквизиты своей организации, проставить необходимые коды и не забыть заполнить пустые поля прочерками.

Если форма первичная, то в поле “Номер корректировки” ставим прочерки.

Коды периодов расчёта: 21 — 1 квартал, 31 — полугодие, 33 — 9 месяцев, 34 — год.

Все коды можно найти в приказе “Об утверждении формы отчёта…” в приложении No2.

На заполнении разделов остановимся подробнее.

Форма отчета

Главная особенность, на которую нужно обратить внимание, состоит в том, что суммы на конец текущего и начало следующего отчётного периода “плавающие”, то есть начисление проводится в отчётном периоде, а удержание переходит на следующий, в результате чего будет образовываться разница в суммах.

Раздел 1

В первый раздел включены 9 строк: 010-090. Они содержат обобщённые показатели начисленных доходов по штатным сотрудникам и привлечённым физлицам за весь период предоставления Расчета, то есть за весь отчётный период.

Отчетный период

Налоговым периодом является календарный год.

Отчётные периоды для предоставления Расчёта — 1 квартал, 6 месяцев и 9 месяцев.

Напомним, что показатели рассчитываются нарастающим итогом с начала года. То есть за первый квартал данные раздела 1 включают в себя налоговую базу и исчисленный налог за январь, февраль и март. За 6 месяцев в данном разделе отражаются начисления за январь-июнь, за 9 месяцев — с января по сентябрь и за год — с января по декабрь.

В первом разделе по строке 010 указывается налоговая ставка.

Основная ставка для НДФЛ — 13 % от заработной платы и дивидендов.

Также применяются иные ставки, например:

  • 15% — дивиденды нерезидентов,
  • 30% — иные доходы нерезидентов
  • 35% — материальная выгода, призы и выигрыши, если сумма более 4,000 руб.

Если имелись доходы с различными ставками, то для каждой ставки заполняется дополнительно отдельный лист раздела 1.

По стр.020 отражается общая сумма дохода, относящаяся к указанной ставке.

Стр.025 — из общей суммы, указанной в строке 020, выделяется размер начисленных дивидендов.

Стр.030 — общая сумма вычетов. Вычет уменьшает базу налога, то есть тот доход, который начисляет работодатель. В результате чего, на руки выдается большая сумма.

Про виды вычетов по подоходному налогу можно подробнее узнать из статьи “Как сократить НДФЛ” в нашем блоге.

Стр.040 — размер налога, исчисленный исходя из суммы по стр.020, за вычетом стр.030. То есть, весь начисленный доход сначала уменьшаем на сумму вычетов по налогу и затем полученную сумму умножаем на ставку налога.

Стр.045 — выделенный из общей суммы размер налога, исчисленный с дивидендов.

Стр.050 — размер авансового платежа по НДФЛ, который уменьшает общую сумму исчисленного налога.

Стр.060-090 не имеют разбивки по ставкам и заполняются один раз общей суммой.

Стр.060 — общее количество сотрудников и привлечённых физлиц, которым начислена оплата труда и иной доход, облагаемый НДФЛ. Если одно и то же физлицо нанято, уволено и принято несколько раз — в расчет его включают единожды.

Стр.070 — сумма удержанного НДФЛ. На практике суммы начисленного и удержанного налога не всегда равны, так как исчисляется налог в момент начисления зарплаты, а удерживается в момент ее выдачи на руки в следующем месяце. И разница начинает возникать в расчёте в конце отчётного периода.

Например, возьмём Расчёт за полугодие: зарплата начислена в июне, НДФЛ исчислен, но выдача и удержание будут уже в следующем отчётном периоде — в июле. И данная сумма попадёт в раздел 1 только в отчёте за 9 месяцев. А в случае начисления отпускных выплат суммы НДФЛ окажутся равными.

Расчёт за полугодие

Удержанный налог это тот, который в итоге должен быть перечислен в бюджет. Иногда удержать получается не всю сумму. Например, при выдаче неденежного приза. О невозможности удержать сумму НДФЛ нужно сообщить в налоговую инспекцию и уведомить также физлицо. Срок передачи сведений — до 01 марта следующего года.

Сумма неудержанного налога отображается по стр.080. Размер ещё не удержанного, но переходящего на другой период НДФЛ сюда не относится.

Стр.090 — сумма налога, возмещённая. Возможность возврата налога возникает при переплате налога (ст. 231 НКРФ). Возврат осуществляется по письменному заявлению физлица, у которого произошла переплата. Срок возмещения — до трёх месяцев. Возврат физлицу можно сделать за счёт собственных средств компании, после получения заявления, но до возмещения переплаты из бюджета.

На этом заполнение первого раздела закончено. Основными показателями являются размер стр.020 “Сумма начисленного дохода” и 040 “Сумма начисленного налога”.

Стр.040 не всегда будет равна стр.070 “Сумма удержанного налога” из-за временной разницы в начислении и удержании НДФЛ.

Раздел 2

Здесь отражаются фактически начисленные доходы и иных вознаграждений и даты выплаты зарплаты и удержаний с неё налога на доходы.

Особенностью второго раздела является то, что сведения отражаются не нарастающим итогом сначала года, а за тот квартал отчётного периода, за который составляется расчёт, то есть при заполнении Расчёта за полугодие, для второго раздела берём данные второго квартала, за 9 месяцев — только третьего квартала.

Стр.100 и 130 — Дата выплаты и размер заработной платы или вознаграждения. Датой получения заработной платы признается последний день месяца. Авансы, выданные ранее, отдельно не выделяются и включаются в строку 130.

Стр.110 и 140 — Дата и сумма налога, удержанного с выплаченной зарплаты. Удержание происходит в день перечисления дохода. Если в текущем квартале применялись налоговые вычеты, то по стр.140 вносится сумма НДФЛ с учётом вычетов.

Стр.120 — Срок, в который должен быть перечислен НДФЛ. После выплаты заработной платы физическому лицу, НДФЛ должен быть удержан и перечислен не позднее следующего рабочего дня. Выходные и праздники не включаются. НДФЛ за отпускные и по больничным листам можно перечислить до конца того месяца, в котором была осуществлена выплата.

В итоге Раздел 2 формы 6-НДФЛ будет выглядеть следующим образом:

Раздел 2 формы 6-НДФЛ

Расчёт стр.140: (50,000-1,400 (станд.вычет на детей)) * 13% = 6,138 руб.

Если строка 100 является общей датой выплаты доходов, а стр.130 состоит из нескольких видов выплат, НДФЛ с которых должен быть перечислен в разное время, то стр.100-140 следует заполнять раздельно по каждому виду дохода. Указать по стр.110 дату удержания НДФЛ, а по стр.120 ту дату перечисления налога, которая определена законодательно.

Что еще важно знать?

Изменился срок сдачи годового отчёта 6-НДФЛ: теперь отчётной датой является 1 марта (325-ФЗ от 29.09.2019).

Справки 2-НДФЛ также предоставляются до 1 марта, причём по всем сотрудникам и физическим лицам, получившим доход, независимо от возможности удержать НДФЛ.

Справки 2-НДФЛ

Также напоминаем о формате предоставления Расчета:

  • на бумаге подают те компании и ИП, чья численность наёмных работников не превышает 25 человек;
  • остальные формируют отчёт в электронной форме.

При отсутствии любых налогооблагаемых выплат в пользу физических лиц у организации или ИП нет необходимости подавать “нулевой” отчёт.

Если начисления были, а отчёт не предоставлен, то фирме и предпринимателю грозит штраф в размере 1,000 руб. за каждый месяц опоздания (ст. 126 НКРФ). На ответственное лицо наложат штраф в размере 300-500 руб.

Сумма налога указывается в полных рублях, без копеек.

Для проверки правильности заполнения 6-НДФЛ можно использовать приём контрольных соотношений. Основным расчётом, с которым сравнивают 6-НДФЛ, является РСВ (расчет по социальным взносам). Доход, начисленный по данным 6-НДФЛ, за исключением дивидендов, должен быть больше или равен размеру выплат, с которых начислены страховые пенсионные взносы. На практике же достичь такого равенства иногда бывает сложно за счёт того, что некоторые выплаты не облагаются НДФЛ, но включаются в расчет страховых взносов. Так, например, пособия по БиР и по уходу не облагаются НДФЛ и взносами, не входят в расчет 6-НДФЛ, но включаются в РСВ.

расчет 6-НДФЛ

Еще одним документом для контроля, конечно, выступают справки 2-НДФЛ. С их помощью можно, как минимум, проверить количество наёмных работников, получивших доход за текущий год.

Заключение

Составление отчётов — процесс очень трудоёмкий, требующий специальных знаний и навыков, а также постоянного мониторинга изменений и разъяснений процесса составления отчётных форм. А отчётность по НДФЛ не самая простая и понятная форма, но одна из самых контролируемых налоговой инспекцией.

Формы отчётов дополняются и меняются достаточно часто, что требует пристального внимания ко всем нюансам. Такой скрупулёзный подход необходим, в первую очередь, для избежания санкций за нарушение порядка составления и сроков предоставления отчётности. Поэтому, в случае составления большого объёма отчётных форм, рекомендуем привлекать специалистов для грамотного и качественного выполнения данной задачи.