Что такое первичная документация?

В процессе функционирования фирмы любая хозяйственная операция обязательно сопровождается оправдательным документом, подтверждающим факт совершения данной операции. Документ может быть выписан на бумажном носителе и заверен собственноручной подписью или составлен в электронном виде и подтвержден с помощью электронно-цифровой подписи. Без документального подтверждения совершенное действие считается недействительным и даже незаконным.

Документы, сопровождающие текущую хозяйственную деятельность называются первичными или “первичкой”. Регулируется данный вопрос 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (статья 9)

Качественно организованный первичный документооборот необходим для полного, правильного и главное своевременного осуществления учета и контроля за текущей деятельностью фирмы.

Ошибки в “первичке” допускать нельзя. Без исключения это касается операций с кассовыми и банковскими документами. В остальных случаях лучше заменить документ с ошибкой на другой экземпляр с верными данными. Исправлять что-то вручную не рекомендуется. Но если возникла такая необходимость, на месте исправления должна стоять ФИО и подпись лица, внесшего такое исправление, и дата корректировки.

Первичные документы хранятся в течение пяти лет после года их составления.

Документация по источникам возникновения может быть внутренняя: отражает операции внутри организации не выходя за ее пределы. Например приказ о приеме на работу или бухгалтерская справка. И внешняя: входящая (например полученный от контрагента “Акт об оказании услуг”) или исходящая, предназначенная для внешних пользователей — поставщиков, покупателей (например форма ТОРГ-12 “Товарная накладная на отгрузку товара”). Исходящая документация обычно включает в себя два экземпляра — для самой фирмы, выписавшей документ, и для ее контрагента. Обе стороны должны заверить экземпляры подписью и печатью (при наличии) и обменяться друг с другом. Так, при возникновении споров у вас на руках всегда будет подтверждающий документ.

На основании первичных документов составляются сводные реестры и ведомости: Журналы учета группы однородных документов (например “Журнал учета полученных счетов-фактур”), Оборотно-сальдовые ведомости по счетам. На основании сводных данных формируется главный бухгалтерский отчетный документ — Бухгалтерский баланс.

Бухгалтерский баланс — это взаимозависимое равенство между тем, что у нас есть — имущество, денежные средства. Другими словами это АКТИВ Баланса. И тем, откуда у нас все это взялось, то есть источники возникновения актива — ПАССИВ Баланса.

Рис 1. “Бухгалтерский баланс”

В основном, в деятельности фирмы используются уже готовые, утвержденные и унифицированные, формы первичных документов. Исходя из практики эти документы являются наиболее удобными в использовании и максимально информативными.

Но бывают случаи, когда организация хочет ввести свою форму документа. Это возможно при соблюдении определенных условий. В новой форме должны быть отражены обязательные реквизиты: номер и дата документа, данные организации, в которой этот документ составлен, содержание операции, единица измерения, ФИО и должность лиц, составивших документ и их личная подпись. Все самостоятельно разработанные документы должны быть отражены в учетной политике предприятия.

Существуют и ограничения на использование не унифицированных форм. Например, кассовые документы оформляются только по установленному образцу. Транспортная накладная также унифицирована.

Примеры унифицированных форм можно найти в специальных альбомах. Они утверждены Госкомстатом и так и называются “Альбом унифицированных форм первичной документации”. В нем формы сгруппированы по участкам учета: основные средства, касса, материалы, кадры и т.д. Иные документы, не входящие в такие альбомы, например, счета-фактуры или расчетные документы, тоже имеют установленные образцы.

Рассмотрим каждую группу подробнее. Выделим наиболее популярные и актуальные первичные документы.

1. Операции по движению основных средств.

Главным первичным документом является:

• форма ОС-1 “Акт ввода в эксплуатацию основных средств”.
• форма ОС-4 “Акт списания основных средств”
• форма ОС-6 “Инвентарная карточка учета основных средств”

2. Документы по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ):

• Доверенность М-2
• Акт приемки ТМЦ М-7
• Требование-накладная М-11

3. Строительство.

• КС-2 Акт выполненных работ
• КС-3 Справка о стоимости выполненных работ
• КС-6 Журнал учета работ

4. Строительные машины и автотранспорт.

• Рапорты о работе — ЭСМ-1,3,4
• Путевые листы — ЭСМ-2, форма № 3, 3 спец, 4, 4-с, 4-п, 6 и 6 спец
• Журнал учета путевых листов — форма № 8
• Товарно-транспортная накладная форма № 1-Т

5. Операции по приобретению или продаже товаров, работ, услуг:

• ТОРГ-10 “Спецификация”
• ТОРГ-12 “Товарная накладная”. Составляется в двух экземплярах — по одному для поставщика и покупателя.
• ТОРГ-26 “Заказ”
• ТОРГ-29 “Товарный отчет”

А вот “Счет на оплату” не является первичным документом, как и Договор, хотя они постоянно используются в документообороте. Ведь совершить сделку при отсутствии договора весьма проблематично. И для “Акта об оказании услуг” нет установленного образца. Такие формы можно разработать самостоятельно или воспользоваться любым имеющимся в распоряжении форматом. Примеры таких форм можно позаимствовать из специализированных бухгалтерских программ, например из 1С.

6. Учет НДС:

• Счет — фактура — это первичный документ для налогового учета, а не бухгалтерского, так как на основании него поставщик и покупатель формируют отчетность по НДС. Актуальная форма утверждена Постановлением № 981 от 19.08.2017 г.

7. Движение денежных средств.

Кассовые документы:

• КО-1 — Приходный кассовый ордер

• КО-2 — Расходный кассовый ордер

• КО-3 — Журнал учета ПКО и РКО
• КО-4 — Кассовая книга

Кроме унифицированных форм существуют такие первичные документы, как бланки строгой отчетности — БСО. Они применяются в случае отсутствия кассовой техники и заменяют собой кассовый чек. Но с 1 июля 2019 года практически все торговые фирмы и ИП обязаны использовать онлайн-кассы. В результате принятия нового закона № 54-ФЗ потребность в БСО, как в альтернативе кассовому чеку отпадает. Хотя само понятие не отменяется и может применяться дальше.

Документы по расчетному счету.

Данные документы утверждены Положением №383-П. Исходя из текста документа к первичке относятся:

• платежные поручения
• платежные требования
• аккредитивы
• чеки
• инкассовые поручения

8. Кадровый учет и оплата труда.

• Приказ о приеме на работу — форма Т-1

• Личная карточка — Т-2
• Штатное расписание — Т-3
• Приказ на отпуск — Т-6
• График отпусков — Т-7
• Приказ на увольнение — Т-8
• Табель учета рабочего времени — Т-13
• Расчетно-платежная ведомость — Т-49
• Расчетная ведомость — Т-51
• Платежная ведомость — Т-53

9. Также предусмотрена отдельная форма АО-1. Это авансовый отчет. Применяется при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам организации.

Заключение

Первичная документация играет важную роль в хозяйственной деятельности предприятия. Без нее невозможно функционирование фирмы и взаимодействие с контрагентами, сотрудниками и контролирующими органами. Видов и назначений “первички” довольно много. С течением времени установились определенные формы этих документов, большинство из которых используются в обороте практически всеми организациями, и малыми и крупными. Это облегчает задачу бухгалтерам и руководителям — не нужно каждый раз подстраиваться и запоминать новую форму. Это ускоряет работу и практически исключает вероятность ошибок при обработке такого документа. Да, у предприятий есть право применения своих форм документов, но на практике большинство все же использует унифицированные формы.

Правильно составленная “первичка” — это девяносто процентов успеха при подготовке отчетности. Своевременное ее предоставление и контроль правильности заполнения играет важную роль в формировании сводных данных. Контроль за документооборотом, как правило, возлагается на бухгалтера организации. Ему необходимо донести до сотрудников важность правильного заполнения и своевременного представления “первички”. Можно даже разработать памятки для сотрудников: для менеджеров по товарным накладным, для секретаря по кадровому учету. Это облегчит и ускорит сбор и обобщение информации и сведет вероятность ошибок и недочетов к минимуму.